Оптимальный состав документации. 

Рекомендуемый оптимальный состав документации на каждый компьютер и сервер (это, как будто, очевидно, но вспомните, когда  вы встречали такой порядок в последний раз?):
1) Копия накладной от продавца программного продукта (ПП) – для купленного ПП.
2) Список установленных на данном компьютере программ, подписанный системным администратором и утверждённый руководителем организации;
3) По одному экземпляру Лицензионных соглашений на каждую программу. Для ПП со свободной лицензией - распечатанных и, для надёжности, скреплённых  «синей» печатью производителя программы или его официального российского партнёра.
      (Примечание.  Документ от производителя можно получить, написав ему или его российскому партнёру письмо по электронной почте с соответствующей просьбой).